El correo electrónico es una manera rápida, fácil y conveniente para conectar instantáneamente con personas en todo el mundo. Para asegurar que nuestros mensajes no confundir o alienar a otros, es importante practicar la etiqueta de correo electrónico básico. Aquí hay doce reglas simples de correo electrónico para mantenerlo conectado y asegurarse de que cada comunicado es claro, pulido y profesional.
Regla # 1 - Sea conciso. Siga la regla de KISS (sea breve y dulce). Llegar al punto de una manera clara. Mantenga los párrafos cortos - tres o cuatro frases como máximo. Si usted encuentra que usted necesita para enviar un correo electrónico que es más largo que pocos párrafos, revisar el mensaje o estudiar la posibilidad de levantar el teléfono o el pago de una visita personal en su lugar.
Regla # 2 - Cuida tus palabras. Antes de enviar cualquier correo electrónico, revise su mensaje. Pregúntese: "¿Cuál es mi propósito para el envío de este e-mail?" La ira, el entusiasmo y ansiedad son emociones que pueden desencadenar una picazón sólo una respuesta inmediata con calefacción puede rayar. Siempre consciente elegir sus palabras y se que cada comunicado con precisión y transmite claramente el mensaje. Tenga cuidado con lo que dices y cómo lo dice, porque sus palabras pueden volver en tu contra. Las palabras, sobre todo la palabra escrita, puede vivir y ser recordado para siempre. No diga algo en el calor del momento que no se puede recuperar.
Regla # 3 - Seguir un formato. Cada correspondencia que envía es un reflejo de usted y su organización. Por lo tanto, como mínimo, cada e-mail tiene que tener estos elementos - un saludo, saltó una línea antes y después de cada párrafo, un cierre o llamada a la acción, y una firma (que se identifica y establece formas alternativas de contacto con usted) .
Regla # 4 - Ortografía. Mientras que el corrector ortográfico puede comprobar con precisión la ortografía, no se reconocen todos los errores. Antes de apretar el botón enviar, visita cada e-mail para la ortografía, puntuacion, y la gramática. Un correo electrónico lleno de múltiples errores no sólo es difícil de leer y comprender, sino que pone a prueba la paciencia de los beneficiarios, que podrá decidir su mensaje no tiene ningún valor y simplemente no vale la pena leer.
reflejo de usted y su organización. Por lo tanto, como mínimo, cada e-mail tiene que tener estos elementos - un saludo, saltó una línea antes y después de cada párrafo, un cierre o llamada a la acción, y una firma (que se identifica y establece formas alternativas de contacto con usted) .Regla # 4 - Ortografía. Mientras que el corrector ortográfico puede comprobar con precisión la ortografía, no se reconocen todos los errores. Antes de apretar el botón enviar, visita cada e-mail para la ortografía, puntuacion, y la gramática. Un correo electrónico lleno de múltiples errores no sólo es difícil de leer y comprender, sino que pone a prueba la paciencia de los beneficiarios, que podrá decidir su mensaje no tiene ningún valor y simplemente no vale la pena leer.
Regla # 5 - Enviar mensajes a la bandeja de salida en primer lugar. Deshabilitar el "envío automático" característica de tu programa de correo electrónico y, en cambio, que los mensajes enviados a la "bandeja de salida" en primer lugar. Esto le da una segunda oportunidad para revisar su correo electrónico para el contenido y la intención. Si su dirección de e-mail es una respuesta, que ahora podrán volver a leer el mensaje original para asegurarse de que no entienden el mensaje. En caso de duda, pedir aclaraciones antes de responder.
Por regla general, siempre espere por lo menos 24 horas antes de responder a un e-mail con calefacción. Esto es a menudo suficiente tiempo para tranquilizarse y pensar con claridad. Vuelva a leer el mensaje y se pregunta si interpretó erróneamente el correo electrónico. Si es así, por lo menos ahora usted puede golpear "eliminar" en lugar de "enviar". Recuerde que debe comunicarse siempre con integridad y respeto.
Regla # 6 - Evite escribir todo en mayúsculas. Texto escrito en mayúsculas es difícil en los ojos y es difícil de leer. Más importante aún, todas las tapas en un GRITOS correo electrónico en el lector. Es mejor escribir en mayúsculas y minúsculas. Si tiene que llamar la atención sobre una palabra, considere el uso de negrita o cursiva para el énfasis.
Regla # 7 - Responder a todos con moderación. Al responder a un correo electrónico masivo (un mensaje enviado a varios destinatarios), determinar si todos los incluidos necesita recibir su respuesta. Si una respuesta al remitente sólo es suficiente y apropiada, pulse la "respuesta" frente al "responder a todos" para reducir el correo de múltiples e innecesarios.
Regla # 8 - Manténgase actualizado. Al igual que el correo de voz, asegúrese de mantener su mensaje de respuesta automática para arriba-hasta la fecha. Un auto antiguo de respuesta es tan malo como correo de voz de fecha - la información que no sirve para nada.
tienda de campaña. Si su dirección de e-mail es una respuesta, que ahora podrán volver a leer el mensaje original para asegurarse de que no entienden el mensaje. En caso de duda, pedir aclaraciones antes de responder.Por regla general, siempre espere por lo menos 24 horas antes de responder a un e-mail con calefacción. Esto es a menudo suficiente tiempo para tranquilizarse y pensar con claridad. Vuelva a leer el mensaje y se pregunta si interpretó erróneamente el correo electrónico. Si es así, por lo menos ahora usted puede golpear "eliminar" en lugar de "enviar". Recuerde que debe comunicarse siempre con integridad y respeto.
Regla # 6 - Evite escribir todo en mayúsculas. Texto escrito en mayúsculas es difícil en los ojos y es difícil de leer. Más importante aún, todas las tapas en un GRITOS correo electrónico en el lector. Es mejor escribir en mayúsculas y minúsculas. Si tiene que llamar la atención sobre una palabra, considere el uso de negrita o cursiva para el énfasis.
Regla # 7 - Responder a todos con moderación. Al responder a un correo electrónico masivo (un mensaje enviado a varios destinatarios), determinar si todos los incluidos necesita recibir su respuesta. Si una respuesta al remitente sólo es suficiente y apropiada, pulse la "respuesta" frente al "responder a todos" para reducir el correo de múltiples e innecesarios.
Regla # 8 - Manténgase actualizado. Al igual que el correo de voz, asegúrese de mantener su mensaje de respuesta automática para arriba-hasta la fecha. Un auto antiguo de respuesta es tan malo como correo de voz de fecha - la información que no sirve para nada.
Regla # 9 - Oficina de correo electrónico nunca es personal. A menos que usted es dueño de la empresa, cualquier correo electrónico enviado a través de su computadora de la oficina es de propiedad del empleador y está sujeta a su competencia. No hay tal cosa como el correo electrónico personal en el trabajo. Tenga en cuenta y ver lo que usted dice, porque cada mensaje que usted representa y la organización.
Regla # 10 - Mantente organizado. El intento de salvar a todos los correos electrónicos crea desorden. Entra en el hábito del ahorro sólo es necesario e-mails y descartar el resto. Asegúrese de eliminar los mensajes de su bandeja de entrada, eliminados, y envió a cuadros de mensaje. Esto va a reducir el desorden y sin espacio muy necesario equipo. Revisar periódicamente para que no se siente abrumado ante la vista de meses o años "el valor de los mensajes. Si el cuadro está lleno ahora mismo, se comprometen a revisar al menos 15 mensajes de cada cuadro de todos los días hasta que son atrapados. Además, asegúrese de realizar copias de seguridad de todos los buzones de correo, por si acaso.
Regla # 11 - Respuesta por e-mail. No puedo decirle cuántas veces he enviado un e-mail solicitando información específica sólo para recibir una respuesta con la mitad, en su caso, de respuestas a mis preguntas. Esto ahora es necesario enviar un segundo mensaje de obtener las respuestas necesarias. Al responder a un e-mail con preguntas de respuesta múltiple, escriba su respuesta al lado de las preguntas en una fuente de color diferente al mensaje original. Esto muestra claramente su respuesta y permite al lector para que coincida con facilidad la respuesta a una pregunta y asegura que ha contestado todas las preguntas del remitente.
Regla # 12 - Sea paciente. Con la proliferación de mensajes de texto, PDA y Blackberry, muchas personas se enviará un correo electrónico y esperar una respuesta sobre el terreno en momentos de un mensaje que se envía. Es razonable esperar que los demás a dejarlo todo para atender al instante a todos tus caprichos. Al enviar correo electrónico, sea paciente y permitir una cantidad razonable de tiempo para pasar antes de que espera una respuesta.
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