Volverá a su oficina de una sesión de la tarde y decide revisar su correo electrónico. Se pregunta en su día fue después de pasar horas la descarga de mensajes, la lectura de algunos, eliminar otros, la elaboración de respuestas y la presentación de los que desea trabajar más adelante. Su buzón de correo electrónico se llena cuando llegó al trabajo esta mañana y mañana promete no ser diferente.
¿Qué es esta explosión de correo electrónico? Hubo un momento en que todo el mundo decidió utilizar el Internet como su herramienta de comunicación comercial preferido? ¿Existen normas para la gestión de estos mensajes y ser un usuario profesional y cortés de correo electrónico? Hay, pero no todo el mundo se ha vuelto la palabra.
Tu e-mail es una parte tan importante de su imagen profesional como la ropa que usa, las cartas postales que escribir (suponiendo que todavía lo hacen), el saludo de su correo de voz y el apretón de manos que usted ofrece. Si quieres impresionar en todos los frentes y construir relaciones positivas de negocios, prestar atención a su correo electrónico y mantenerse alejados de estos doce primeros errores de correo electrónico:
1. OMITIR EL ASUNTO. Nos hemos pasado la época en que no se dio cuenta de la importancia de la línea de asunto. No tiene sentido enviar un mensaje que dice "ningún tema" y parece ser nada. Dado el enorme volumen de correo electrónico que recibe cada persona, la cabecera del mensaje es esencial si usted quiere que su mensaje leído en el corto plazo. El asunto se ha convertido en el gancho.
2. NO HACER SU ASUNTO SIGNIFICATIVA. Su jefe debe ser pertinente a su mensaje, no sólo "Hola" o "Hello". El receptor va a decidir el orden en que lee el correo electrónico en función de quién lo envió y de qué se trata. Tu e-mail tendrá mucha competencia.
3. Si no se cambia el encabezado para CORRESPONDE CON EL TEMA. Por ejemplo, si usted está escribiendo su editor web, su primer jefe puede ser "el contenido del sitio Web." Sin embargo, como se desarrolla su sitio y le enviaremos más información, etiqueta de cada mensaje por lo que es "información de contacto", "gráficos", o "tu página de inicio." No acaba de golpear "respuesta" en todo momento. La adición de más detalles a la cabecera permitir que el destinatario de encontrar un documento específico en su su / carpeta de mensajes sin tener que buscar cada uno le envió. Iniciar un nuevo mensaje si cambia el tema todos juntos.
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4. NO PERSONALIZAR SU mensaje al destinatario. El correo electrónico es informal, pero aún necesita un saludo. Comience con "Estimado Sr. Broome", "Querido Jim", "Hola Jim," o simplemente "Jim". Si no se ponen en nombre de la persona puede hacer que usted y su correo electrónico parece frío.
5. FUERA DE LA CONTABILIDAD DE TONO. Cuando usted se comunica con otra persona cara a cara, el 93% de los mensajes es no verbal. E-mail no tiene el lenguaje corporal. El lector no puede ver su cara o escuchar su tono de voz tan eligió sus palabras cuidadosamente y cuidadosamente. Póngase en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden encontrarse en el ciberespacio.
6. OLVIDO DE CONTROL DE ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA. En los primeros días de e-mail, alguien creó la idea de que esta forma de comunicación no tiene que ser escrito perfecto. Mal. Así es. Es una representación de ustedes. Si no asegúrese de correo electrónico es correcta, la gente se pregunta el calibre de otros trabajos que haces. El uso adecuado de capitalización y la puntuacion, y siempre comprobar la ortografía. Recuerde que su corrector ortográfico detectará las palabras mal escritas, pero no se utilicen los. No puede decir si usted quiso decir "de" o "forma", "a favor" o "vaivén", "él" o "la".
7. ESCRIBIR LA GRAN NOVELA AMERICANA. El correo electrónico es la intención de ser breve. Mantenga sus mensajes cortos. Utilice sólo unos pocos párrafos y un par de frases por párrafo. La gente descremada su e-mail para una larga misiva se desperdicia. Si usted se encuentra escribiendo un mensaje demasiado largo, tomar el teléfono o llame a una reunión.
8. ENVÍO DE E-MAIL SIN PERMISO. Casi todo el mundo es culpable de esto, pero pensar en ello. Si el mensaje ha sido enviado a usted y sólo usted, ¿por qué asumir la responsabilidad de transmitirla? Con demasiada frecuencia, la información confidencial se ha vuelto global debido a la falta de alguien de la sentencia. A menos que se le pregunta o pedir permiso, no hacia delante todo lo que fue enviado directamente a usted.
TONO R. Cuando usted se comunica con otra persona cara a cara, el 93% de los mensajes es no verbal. E-mail no tiene el lenguaje corporal. El lector no puede ver su cara o escuchar su tono de voz tan eligió sus palabras cuidadosamente y cuidadosamente. Póngase en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden encontrarse en el ciberespacio.6. OLVIDO DE CONTROL DE ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA. En los primeros días de e-mail, alguien creó la idea de que esta forma de comunicación no tiene que ser escrito perfecto. Mal. Así es. Es una representación de ustedes. Si no asegúrese de correo electrónico es correcta, la gente se pregunta el calibre de otros trabajos que haces. El uso adecuado de capitalización y la puntuacion, y siempre comprobar la ortografía. Recuerde que su corrector ortográfico detectará las palabras mal escritas, pero no se utilicen los. No puede decir si usted quiso decir "de" o "forma", "a favor" o "vaivén", "él" o "la".
7. ESCRIBIR LA GRAN NOVELA AMERICANA. El correo electrónico es la intención de ser breve. Mantenga sus mensajes cortos. Utilice sólo unos pocos párrafos y un par de frases por párrafo. La gente descremada su e-mail para una larga misiva se desperdicia. Si usted se encuentra escribiendo un mensaje demasiado largo, tomar el teléfono o llame a una reunión.
8. ENVÍO DE E-MAIL SIN PERMISO. Casi todo el mundo es culpable de esto, pero pensar en ello. Si el mensaje ha sido enviado a usted y sólo usted, ¿por qué asumir la responsabilidad de transmitirla? Con demasiada frecuencia, la información confidencial se ha vuelto global debido a la falta de alguien de la sentencia. A menos que se le pregunta o pedir permiso, no hacia delante todo lo que fue enviado directamente a usted.
9. PENSAR QUE nadie más verá a su E-MAIL. Una vez que ha dejado a su buzón de correo, usted no tiene idea de donde su e-mail terminará. No utilice el Internet para enviar cualquier cosa que usted no podía soportar ver en una cartelera en su camino al trabajo al día siguiente. Utilizar otros medios para comunicar la información personal o confidencial.
10. SALIR DE SU FIRMA. Cierre siempre con su nombre, a pesar de que está incluido en la parte superior del correo electrónico, y agregar información de contacto como el teléfono, fax y dirección de la calle. El destinatario puede llamar para hablar más o enviarle documentos que no pueden ser enviados por correo electrónico. La creación de un bloque de firma formal con todos esos datos es el enfoque más profesional.
11. ESPERANDO UNA RESPUESTA INMEDIATA. No todo el mundo está sentado delante del ordenador con el correo electrónico encendido. La belleza de la comunicación por Internet es que es conveniente. No es una interrupción. La gente puede ver sus mensajes cuando les conviene, no tú. Si la comunicación es tan importante que usted necesita volver a escuchar de inmediato, utilizar el teléfono.
12. COMPLETAR LA "A" PRIMERA LINEA. El nombre o la dirección de la persona a la que está escrito es realmente la última pieza de información que debe ingresar. Revise con cuidado todo lo demás primero. Prueba de gramática, puntuacion, ortografía y claridad. ¿Has dicho lo que tenía que decir? ¿Cómo fue su "tono de voz"? Si estás en lo más mínimo emocional cuando escribió el e-mail, te deja que repose durante un período de tiempo? ¿Incluyó el archivo adjunto que quiere enviar? Si se introduce el nombre del destinatario en primer lugar, una hoja de mera del dedo puede enviar un mensaje antes de su hora. Nunca se puede tomar de nuevo.
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